Ett projekt definieras som ett uppdrag för att åstadkomma ett förutbestämt resultat och som utförs av en tillfällig grupp. Uppdraget är tillfälligt på det sätt att den har en början och ett slut, oftast tidsbestämt men i vissa fall först när själva resultatet är uppnått. Exakt vad resultatet ska vara kan variera enormt, från skapandet av en produkt eller tjänst till något mer abstrakt, exempelvis en förändring inom en organisation.
Vad är projektledning?
Många företag kommer någon gång under sin livstid att stå inför utmaningar som passar definitionen av ett projekt. Förmågan att leda dessa projekt kan ha en avgörande roll i hur resultatet blir. Det arbete som en ledare gör för att styra arbetet och se till att ”ro skeppet i hamn” kallas för projektledning. Det finns både utbildningar, kurser och många böcker som har skrivits i ämnet. Dessa behandlar inte bara metoder och verktyg som projektledaren kan använda för att lyckas med projektet, i många fall tar de även upp ämnen som påverkar ett projekt på ett mer indirekt sätt. Personligt ledarskap är ett bra exempel på ett område som indirekt påverkar projektledningen. En person som är duktig på att leda kan oftast lyckas väl med ett projekt, likaså en person som har mycket kunskap om hur projektledningen bör utföras. En ledare som även är kompetent inom att leda projekt kan däremot göra enorm skillnad och öka chanserna för att man når det önskade resultatet.
Viktiga faktorer för att lyckas med projekt
Det finns flera faktorer som anses vara viktiga för projektledningen. Först och främst krävs det att projektet planeras noggrant från start till slut. Projektet i sig bör definieras ordentligt så att det inte finns några tveksamheter om vad det förväntade resultatet är. En projektledare som ansvarar för att planeringen utförs ska utses. Helst ska projektledaren ha någon form av erfarenhet eller utbildning inom ledandet av projekt. Se till att det finns goda informationskanaler så att rätt personer nås av relevant information i rätt tid. Vid misstag eller förändringar i projekt är det bra att identifiera dessa och ta fram en plan för hur de ska hanteras. Ett projektledningstips är att använda program som underlättar projektet. Det finns flera program och system som med fördel kan användas även för komplicerade projekt. Dessa kan bland annat underlätta kommunikationen och delandet av viktig information.
Ett annat viktigt område inom ledningen av projekt är hur grupper fungerar. Ett projekt består oftast av två eller fler personer vars personligheter och förmågor kan skilja sig enormt. En skicklig projektledare är väl medveten om hur gruppdynamik fungerar och kan underlätta skapandet av en väl sammansatt grupp. Att få alla projektdeltagare att arbeta mot samma mål, samt hantera eventuella konflikter och situationer som uppstår, är en viktig del av projektledarens roll.