Om du driver ett eget företag så finns det mycket att tänka på. Det gäller inte minst pappersarbetet. Slarv med räkenskapsuppgifter kan få allvarliga konsekvenser och leda till att du i värsta fall får skaka galler. Så se till att hålla reda på alla arkivkartonger och välj dokumentförvaring som är smidig och trygg. 

Räkenskapsuppgifter är till exempel grundbokföring, avtal och kontoutdrag. Enligt bokföringslagen är du som företagare skyldig att spara räkenskapsuppgifter inom landet i minst sju år. Mycket kan hända på sju år, därför är det viktigt att tänka efter noga var arkivkartonger ska förvaras. 

Tips till dig som behöver dokumentförvaring

Den första frågan du behöver ställa dig själv är om du vill förvara arkivkartonger hemma eller låta ett företag ta hand om arkiveringen av dina dokument. Här är några tips på vad som är värt att tänka på vid dokumentförvaring.

    • Förvara alla arkivkartonger eller pärmar på en plats där det finns gott om utrymme. Under åren kommer mer papper att tillkomma och då är det smart att säkerställa att det finns tillräckligt med utrymme för att inte behöva dela upp ditt arkiv.
    • Förvara alla viktiga papper högt upp. Garage och källarutrymmen riskerar att vattenfyllas om det skulle bli översvämning. Se till att ha ditt på det torra genom att välja en förvaringsplats där dina räkenskapsuppgifter kan förvaras säkert. Välj därför gärna att förvara dina dokument hos ett företag som har sitt arkiv någon våning upp. 
    • Förvara de viktigaste papprena i ett brandsäkert dokumentskåp/kassaskåp. Olyckor kan hända, vill du vara på den säkra sidan kan det vara smart att välja en brandsäker dokumentförvaring.
    • Fundera över om du ofta behöver få tillgång till dina arkivkartonger. Anlitar du ett företag för att ta hand om arkiveringen måste du ha i åtanke att vissa företag låter kunder komma och gå i arkivet som de vill, medan andra endast låter sina kunder hämta dokument vid väl valda tillfällen. Kontakta ett företag för att få veta mer om hur det går till hos dem. 
  • Var på den säkra sidan. Se till att arkivet är larmat, kamerabevakat eller bemannat för att förhindra att känsliga uppgifter hamnar i orätta händer. 

Spara dokument digitalt. För att ytterligare minska risken att bli av med viktig information, är det en bra idé att scanna/fotografera viktiga dokument och kvitton. Att du har gjort en digital kopia betyder inte att du kan slänga originalhandlingen. Originalhandlingen måste sparas i tre år innan du kan göra dig av med den. Den digitala kopian behöver sparas i sju år.