“Det är för jobbigt”. “Jag vill inte behöva detaljstyra mitt arbetslag”. “Det tar för mycket extra tid”. “Det är inte så vi arbetar här…”. Dessa är bara några av de många ursäkter som används för att slippa rapportera om tid. Ett tidrapporteringssystem ses ofta som en extra administrativ huvudvärk och som många anser stryper kreativitet.
Men i slutändan erbjuder ett tidrapporteringssystem en myriad av fördelar för din verksamhet och projekt. Om det implementeras och används på rätt sätt så lovar vi att det inte resulterar i en massa extra detaljstyra eller hindrar kreativiteten från att flöda.
Det är dock viktigt att hitta det bästa tidrapporteringssystemet för dina och medarbetarnas behov. Nedan har vi listat de X främsta fördelarna med att ha ett tidrapporteringssystem på plats inom din verksamhet.
1. Tidrapporteringssystem skapar bättre arbetsflöden
Tidrapportering erbjuder fördelar i realtid och ger insyn i projekt – oavsett om de är organisationsövergripande projekt, avdelningsprojekt eller projekt som hanteras av flera avdelningar tillsammans. Genom att hjälpa dig att organisera, rapportera, jämföra, budgetera, uppskatta kostnader och fakturera klienter, underlättar ett tidrapporteringssystem inte bara spårning av tid för projekt, utan gör i grunden arbetslagen mer effektiva och produktiva.
Hur mycket tid lägger dina anställda på att delta i möten? Hur mycket tid lägger de på att uppskatta utgifter? Hur mycket tid ägnas åt att förbereda och genomföra intervjuer och revisioner, och vad är deras totala inverkan på resultatet? Tidrapportering hjälper dig att svara på alla dessa frågor och mer. Insikterna från tidrapporteringssystem klarlägger de verkliga kostnaderna för att göra affärer, tydliggör operativa åtgärder och skapar bättre arbetsflöden.
2. Möjliggör korrekt tidrapportering
Hur lång tid tar det för din personal att utföra en viss uppgift?
Tidrapporter svarar på denna grundläggande operativa fråga. Tidrapportering via ett tidrapporteringssystem gör det möjligt för projektbaserade team att lägga till hur mycket tid som spenderats till uppgifter snabbt och bekvämt. Inte nog med det, systemet låter dem också se, dela, organisera och till och med skriva ut dessa tidrapporter.
3. Säkerställer exakta prognoser
Genom att nyttja historiska data och trender kan du med ett tidrapporteringssystem skapa korrekta och detaljerade interna register, som sedan kan fungera som riktmärken för framtida prognoser. Att skapa exakta prognoser underlättar inte bara bedömningen av ett projekts framsteg och resultat, det säkerställer också bättre kostnadsprognoser, korrekt faktureringsinformation, optimala planer och maximal lönsamhet för alla projekt.
Dessutom ger tidrapportering dig möjlighet att se “the bigger picture”. Genom att spåra timmarna de anställda spenderar på olika uppgifter kan du eller dina projektledare kontinuerligt övervaka och utvärdera arbetsbelastningen, lönerna och produktiviteten för arbetslagen. Faktum är att tidrapporter blir ännu viktigare om anställda får betalt per timme, men det fungerar också lika bra för tjänstemän, såväl som för icke-fakturerbara/interna projekt.
4. Tidrapporteringssystem förbättrar produktivitet och prestanda
Vill du veta exakt vad dina anställda arbetar med vid olika tidpunkter? Vill du snabbt och enkelt få en god överblick över vilka områden som har stor förbättringspotential?
Arbetslag som av någon anledning underpresterar kostar ett företag pengar. Tidrapportering hjälper dig att jämföra hur lång tid de anställda lägger på varje uppgift mot de resultat de producerar. Genom att få insikter i vilka arbetslag som inte når upp till företagsmålen hjälper tid rapporteringsprogram dig inte bara att minska tidsslöseriet, utan också minimera förlusterna genom att spara mycket pengar för dig och ditt företag.
I huvudsak ger tid rapporteringsprogram dig möjlighet att ta reda på vart du slösar bort din tid och arbetsresurser och var du använder dem bäst. Genom att rensa bort uppgifter som tar längre tid än nödvändigt eller som tillför lite eller inget värde till slutresultatet förbättrar tidrapportering den övergripande prestandan och produktiviteten på arbetsplatsen.
5. Tidrapportering säkerställer korrekt kundfakturering
En stor utmaning som många företag står inför idag är kundfakturering. Organisationer och yrkesmän som tillhandahåller tjänster till kunder arbetar med affärsmodellen för fakturerbara timmar, eller mot en fast avgift, där varje medlem i arbetslaget tillhandahåller en grov uppskattning över sina timmar och hur lång tid det kommer att ta dem att slutföra varje uppgift. Men en grov uppskattning är inte detsamma som en korrekt uppskattning; Enkelt uttryckt, om du inte kan registrera och spårar den tid som faktiskt spenderar på jobbet kan du inte korrekt fakturera kunden för det, eller ens veta om det är ekonomiskt gynnsamt för dig.
En företagsledare vet väl hur viktigt det är att kunderna faktureras korrekt. Ett tidrapporteringssystem hjälper dig att fånga allt du gör medan du arbetar: uppgifterna och aktiviteterna som slutförs, milstolparna du når och resultaten du uppnår.
Vilket är det bästa tidrapporteringssystemet?
Det är svårt att säga vilket det bästa tidrapporteringssystemet är på grund av att alla företag har olika behov. Beroende på vilken industri ni befinner er i, hur stor företaget är, vad för nuvarande system ni använder och hur många projekt ni hanterar så kan det variera stort vilket som är det bästa tidrapporteringssystem för er.